Работа с заказчиком

Современный ивент-менеджер в первую очередь должен представлять собой прекрасного организатора публичных развлекательных мероприятий. Данное понятие предусматривает одновременное выполнение массы задач, которые возникают перед специалистами на этапе подготовки к вечеринке. Каждый момент является важной составляющей для достижения успешного результата.

Основные тонкости сотрудничества с клиентом

Независимо от опыта, профессионализма и славы, организатор отчетливо должен понимать, что его труд направлен на конкретную группу людей. Из-за того, что заказчик является спонсором мероприятий, его интересы и предпочтения должны быть в полной мере удовлетворены. Для того, чтобы не допустить какую-нибудь роковую ошибку, лучше сотрудничать с клиентами и консультироваться по поводу той или иной идеи.

Основные направления в работе с клиентом:

• составление сметы и соответствие ей;
• обсуждение сценария;
• утверждение артистов;
• внесение дополнительных корректив.

Важным моментом является факт того, что клиент в случае непосредственного участия в организации корпоратива, в случае возникновения каких-то непредвиденных ситуаций, будет в том числе нести ответственность. Профессиональные ивент-менеджеры, которые уже достаточно давно занимаются соответствующим делом, считают данный факт своим серьезным преимуществом.

Работа над собой

Даже в случае возникновения тесного контакта и плодотворного сотрудничества с клиентами, организатор мероприятия ни в коем случае не должен забывать о том, что он также постоянно обязан самосовершенствоваться. Порой крупные компании для проведения регулярных вечеринок пользуются услугами одного и того же специалиста. Правда, для продолжения работы с проверенными людьми он должен каждый раз их удивлять. Однообразие никому не интересно. В первую очередь это касается творческой деятельности.

С чего начать организацию праздника?

Такой вопрос часто начинает интересовать владельцев частных фирм, когда подходит очередное знаменательное событие, допустим, Новый год. Обычно в таких случаях организация празднества ложится на плечи какого-нибудь сотрудника компании: заместитель, менеджер по работе с персоналом или даже секретарь. Чтобы подготовиться к Новому году нужно не меньше двух недель. Конечно, лучше когда это делается еще раньше, ведь чем ближе к празднику, тем труднее найти зал, где будут проходить основные события, да и тамаду с артистами искать труднее, так как стоимость их услуг становится гораздо выше, чем, если вы договоритесь с ними заранее. Это относится к любому празднику, то есть готовиться нужно раньше. Сначала составьте план мероприятия, чтобы определить расходы:

• Определите цели и задачи мероприятия.
• Составьте список приглашенных мужчин и женщин.
• Выберите место проведения праздника.
• Меню, оформление стола, помещения.
• Фото-видеосъемка, техобеспечение.
• Транспортные услуги.

Вид праздника

Отпраздновать можно по-разному, все зависит от характера церемонии, и, конечно, от выделенных средств. Если вы задумали что-то оригинальное, например, костюмированный бал-маскарад в костюмах персонажей либо национальный праздник, то здесь не обойтись без приглашения театральных артистов. Это будет банкет, в основе которого  культурно-развлекательная программа.

Гостям можно предложить спортивные состязания, компьютерные игры, что угодно с подарками и призами, главное здесь заранее продумать сценарий, который включает последовательность событий и главные моменты.

Дискотека – кто откажется потанцевать? Не забывайте об этом, здесь возрастная категория не имеет значения - дискотеку можно устроить и с детьми.

Пикник на природе отличный вариант проведения праздничного события. Опен-эйры на открытом воздухе, здесь может праздновать не только молодежь, но и дети и солидного возраста люди.

Праздник может включать в себя все перечисленные моменты, а также многое другое, в его основе может присутствовать самая сумасшедшая идея. Оригинальность и уникальность праздника во многом зависит от организатора (ивент-менеджер), который в свою очередь отталкивается от поставленной задачи, где цель оправдывает средства.

Что нужно знать при организации мероприятий

Организовать мероприятие дело не сложное, если знать некоторые нюансы, ну и, разумеется, иметь к этому делу большое желание. Прежде всего вы должны задать себе несколько вопросов, до того как решите заняться организацией и продумыванием сценария. Первый, пожалуй, фундаментальный вопрос — это для кого вы хотите организовать мероприятие? Здесь в первую очередь нужно делить вашу потенциальную аудиторию на возрастные группы, а потом прикинуть, что можно предложить каждой из них:

• Группа до 10 лет. Театры для детей, домашние спектакли, дни рождения, утренники, спортивные соревнования, например, папа, мама, я. Дискотеки и т. д.
• От 10 до 15 лет. Чемпионаты по компьютерным играм, спортивные соревнования, дискотеки, выпускные, дни рождения.
• От 15 до 18 лет. Дискотеки, чемпионаты, соревнования, концерты,  клубы, можно пригласить  группу, артиста.
• 18-25 лет. Студенческие вечеринки, все те же концерты, опен эйры, рейвы - крупная дискотека с электронной музыкой с участием ди-джеев, ночные клубы. Для тех, кто не любит шума можно организовать, к примеру, настольные игры.
• 30 и выше дискотеки, культурные мероприятия,  vip- вечеринки с приглашением артистов, поэтов других известных людей.

К каждой группе можно прибавлять некоторые моменты из предыдущей возрастной категории. Конечно, все зависит от того, сколько готовы заплатить за ваши услуги? Еще не менее важный вопрос – чем занимается ваша целевая аудитория?

Сколько может заплатить ваша аудитория

Вы наверняка будете заранее знать - чем занимается целевая аудитория. Это могут быть национальные, профессиональные мероприятия, также связанные с землячеством, казачеством и другие, на такие торжества собирается большое количество людей, главное хорошо подготовиться. Важный вопрос - ценовой фактор. Сколько могут заплатить ваши потенциальные клиенты? Есть люди, которые могут заплатить 500 рублей, с  такой аудитории не стоит брать больше, например, для школьника это цена за детский спектакль, однако на таких спектаклях ивент менеджеры отлично зарабатывают.

Для кого-то не проблема выложить и 5000-10000 рублей и гораздо выше, к примеру, за какие-то выездные концерты (опен эйры) со звездами сцены, vip-мероприятия. Заплатить такие деньги может большое количество людей, как бы вам не казалось это парадоксальным, такие люди умеют и хотят отдыхать и тратиться. Если вы сумеете выйти на такую аудиторию, то вы можете быстро обогатиться, будете в тренде. Вот основные вопросы, которые необходимо задать, прежде чем начать организацию. Только поняв - для кого делается мероприятие, можно успешно продумать сценарий, зная, сколько могут выплатить ваши клиенты, можно рассчитать смету.

О корпоративах и их организации

Ответственное дело

Особую нишу в бизнесе по организации мероприятий занимает организация корпоративов. Проведение этого мероприятия все же несколько отличается от других. Корпоративные торжества являются  не только замечательным вариантом совместного отдыха коллектива, который организаторам необходимо тщательно продумать, но и лишняя возможность объединить, связать воедино отдыхающих сотрудников.  Это и есть настоящая цель в этом направлении истинного профессионала своего дела по организации праздников. Кажется, что это совсем нетрудно. Однако, на самом деле, совсем  не просто устроить запоминающуюся вечеринку, которую оценят и будут вспоминать все участники коллектива.  Ведь люди все очень разные, поэтому важно продумать ненавязчивые, забавные конкурсы, шутки легкие, связанные с направлением деятельности организации. Ни  коем случае не стоит «тащить» застенчивого сотрудника на конкурс, когда он явно этого не хочет, но порадовать утешительным призом, к примеру в виде авторучки, можно. Таким образом, необходимо очень грамотно и профессионально подойти к данному вопросу. Организация корпоратива требует тщательной подготовки. 

Развлечения

Ключевым  моментом каждого мероприятия, конечно, является развлекательная часть. Она должна быть:

• непринужденной, легкой;
• проходить в дружеской обстановке;
• добровольной, в плане участия;
• не  слишком утомительной, нужно давать перерыв.

Профессиональная организация мероприятий праздников для корпоративов, будет отличной отметкой на послужном списке компании, к тому же, - солидно и положительно скажется на ее имидже. Поэтому формат проведения праздничных мероприятий обязательно стоит включить в свой план.

Обязательно стоит подготовит небольшие призы, которые пригодятся для работы в офисе или на производстве, пусть участники праздника будут вспоминать о нем с теплотой и радостью.

Правильная организация корпоратива

Не есть секретом то, что практически все люди любят отмечать праздники и на это есть множество причин. В первую очередь стоит отметить серые рабочие будни. Люди отмечают праздники по-разному, кто предпочитает гулять в большой шумной компании, а кому-то просто хочется посидеть в ресторане со своими вторыми половинками. Хотя есть еще одна категория людей, которая очень любит проводить время на праздниках в компании тех, с кем работает. Такие праздники имеют название корпоративы.

Для того чтобы сделать корпоратив веселым и не забываемым нужно как следует потрудиться. Многим кажется, что в организации таких праздников нет ничего сложного, но на самом деле это совершенно не так. Организацией таких праздников могут заняться и сами сотрудники, но зачастую у них вовсе не хватает на это времени. А если они как-то и занимаются организацией корпоратива, то все это делается в спешке, и в результате получается вовсе не тот праздник, который они хотели.

Как нужно организовывать корпоратив

Если вы не уверены в том, что сможете организовать такой праздник, на котором бы никому не пришлось скучать, то это дело стоит поручить профессионалам. В нынешнее время существует великое множество компаний, которые занимаются организацией разнообразных мероприятий:

• Новый год;
• день рождения компании;
• приход нового начальника и многое иное.

Прежде чем приступить к организации праздника специалисты компании, которая предоставляет такие услуги, непременно соберет всех работников компании и оговорит с ними все необходимые моменты. Нужно обязательно правильно подобрать то место, в котором будет проводиться вечеринка. Для того чтобы это сделать необходимо в первую очередь рассчитать бюджет, который планируете потратить.

Веселый праздник

Чтобы корпоративный праздник был незабываемым и оставил после себя только лишь хорошие воспоминания, необходимо придумать какую-то изюминку. Можно пригласить фотографа, тамаду и даже видеооператора. Организовывая праздник, помните о том, что на нем должно быть весело всем, чтобы никто не скучал. Сделать это непросто, но вполне возможно. Просто учтите все пожелания сотрудников и тогда у вас все получится.

Что же касается блюд, то наиболее правильным выбором станут легкие блюда, к примеру, легкие салаты, бутерброды, тарталетки и многое иное в этом роде.